Al tocar el tema de asambleas de copropietarios, suele generase un cansancio y angustia fÃsica y mental debido a la poca planificación y cuidado al detalle que las personas en general suelen ponerle. Largas reuniones, hasta altas horas de la noche y discusiones sin avanzar de tema suelen ser las evidencias inequÃvocas de ello, produciendo en los copropietarios y socios el mismo sin sabor que pueden sentir los administradores al ver que se acerca el tiempo de desarrollar estas reuniones.
Luego de participar en la asesorÃa, preparación y desarrollo de más de 500 asambleas entre la modalidad de presencial y virtual, contamos con una metodologÃa que hace las asambleas más eficientes, con menos preocupaciones y mayor tranquilidad a la hora de pensar en ellas. A continuación, te contaremos una serie de procedimientos que deberás tener en cuenta para desarrollar tu asamblea no presencial o virtual, mixta o presencial.
Este es el factor más importante para el desarrollo de una asamblea virtual y es al que menos se le brinda la atención. El hecho de contar con una base de datos actualizada en cualquier momento facilita la labor tanto de enviar una circular, citación o invitación para alguna actividad a desarrollar. Al hablar de base de datos se toca 5 Ãtems puntuales que nunca deben faltar como: Número de inmueble, nombre del copropietario, coeficiente unificado, número de contacto y correo electrónico.
La base de datos tiene como finalidad dentro del desarrollo de la asamblea de copropietarios, tener un control estricto y exacto de cuál es el Quórum que debe sumar el 100 %. Además de que en caso de requerir una asamblea virtual será indispensable suministrar el correo electrónico para el envió de los datos de acceso.
Si la información de cada mes se cierra oportunamente, al finalizar el año se espera tener la información necesaria a más tardar para el mes de enero. La preparación de la información que se presentará en la asamblea es clave para el buen desarrollo de esta, es por ello por lo que un tip de buenas prácticas que nos ayudarán a modificar la mala percepción que se tiene de estas reuniones es:
La clave está en preparar la información lo más clara, simple y concreta posible, recuerde que debe ser comprendida por personas que cuentan con habilidades de interpretación diversas y en esa medida será su versatilidad para la explicación. El hecho de contar con la información a tiempo minimiza los errores en las tablas, diapositivas o presentaciones.
El hecho de que las personas cuenten con la información antes de la asamblea nos brinda la posibilidad de que revisen el material y en la misma medida envÃen sus preguntas anticipadamente. Es asà como comenzamos con una reducción de tiempo invertido en discusiones sobre temas ya explicados o preguntas repetitivas. Este será el verdadero filtro para saber cuales son lo temas que definitivamente se deben tocar y cuales con un mensaje y suficiente información.
La parte más agotadora de una asamblea sin duda alguna es el momento en el que nos sentamos a esperar que alguien se postule para ser presidente de la asamblea o hacer parte del consejo o comité de convivencia. Es por ello por lo que aquà les dejamos otra de nuestras recomendaciones:
La elaboración de un reglamento es casi lo más importante para mantener el control bajo nuestras manos y evitar cualquier conflicto dentro y fuera de la asamblea de copropietarios. Quien tiene claro las reglas del juego sabe que tiene permitido y hasta dónde puede llegar.
El reglamento juega el papel de indicarles a los asistentes cuanto tiempo tienen permitido para su intervención y cuantas veces por tema. Dando asà a la asamblea un mayor orden y participación a otras personas.
 Aquà les anexamos un ejemplo de reglamento (VER REGLAMENTO)
Recuerde que el administrador es la persona que esta a cargo del patrimonio de varias personas, es decir que tiene que comprender que se asusten o duden de más sobre la información suministrada, teniendo siempre la postura neutral dentro de la asamblea, con una actitud serena y con diplomacia resolver las dudas que surjan, en este punto el objetivo es no tomarse nada personal.
Al tocar el tema de asambleas de copropietarios, suele generase un cansancio y angustia fÃsica y mental debido a la poca planificación y cuidado al detalle que las personas en
El propósito de garantizar una correcta citación asegura el éxito de una asamblea de copropietarios y la realización de la misma, esto con el fin de que participe la mayor
